【重要】特定個人情報記載書類の誤送付に関するお詫びとご報告

令和５年５月２６日

 

このたび、本組合適用第二部から発送した加入事業所あての書類（個人番号を含む）を、本来送付すべきでない別の加入事業所へ誤って送付する事案が発生いたしました。

関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけすることとなりましたことを深くお詫び申しあげます。

詳細については以下のとおりです。

 

１　経緯

【令和５年４月７日（金曜）】

適用第二部から発送したレターパックの配達を受けた事業所から、別の事業所の書類が封入されているとの連絡を受けました。直ちに確認した結果、誤送付したことが判明したため、当日事業所を訪問し、書類を回収いたしました。

後日、本来送付すべきであった事業所を訪問し、謝罪のうえ今後の対応策についてご報告しました。また、誤送付事案の対象となった組合員様へは、事業所のご担当者様からお詫びの文書をお渡しいただきました。

 

２　発生原因及び再発防止策

レターパック発送作業時においては、事業所の宛先と内容物を職員がダブルチェックのうえ封入を行う体制としておりましたが、その確認が不十分であったため、取り違えが発生しました。

今後は、事務処理の流れを総点検し、このような事態が発生しないよう努めて参ります。

  

３　漏えいした特定個人情報の内容

　・健康保険適用除外承認申請書（写）１枚（４名分）

　　氏名、生年月日、性別、住所、適用除外年月日、被保険者整理番号

　・住民票（写）６枚（５世帯６名分、うち１名は組合未加入者（被保険者の家族））

　氏名、生年月日、性別、住所、個人番号（３名分・組合加入者）、

　世帯主氏名、続柄、筆頭者、住民となった年月日、本籍、前住所

 

４　関係機関への報告

個人情報保護委員会へ報告いたしました。