【重要】要配慮個人情報記載書類の誤送付に関するお詫びとご報告

令和５年11月6日

 

このたび、本組合直営の厚生中央病院健康管理センター（以下「健康管理センター」とします。）において、健康診断成績表を本来の送付先ではない別の事業所様へ誤送付する事案が発生しました。

関係者の皆様には多大なご迷惑をおかけすることとなりましたことを深くお詫び申しあげます。

詳細については以下のとおりです。

 

【概要】

健康管理センターから健康診断成績表（事業主控）４名分をA事業所様へ送付する際、本来送付すべきでない別のB事業所様へ誤送付しました。

※A事業所、B事業所とも本組合の加入事業所

 

【発覚の経緯・発覚後の事実経過】

誤送付先のB事業所のご担当者様から、他社の健康診断成績表が届いた旨健康管理センターへ連絡があったため、同日、速やかにB事業所様を訪問し、今回の経緯について説明・謝罪のうえ健康診断成績表を回収いたしました。（封筒を開封、確認されたのはご担当者様のみ）

後日、本来の送付先であるA事業所様を訪問し、誤送付の対象となった組合員様と面談させていただき、経緯を説明のうえ謝罪しお詫びの文書をお渡しいたしました。

 

【発生原因】

①A事業所様あての健康診断成績表の発送にあたり、誤ってB事業所様あての宛名シールを印刷し、その宛名シールと送付リスト（事業所名等記載）との突合確認作業が不十分であったこと

②健康診断成績表の発送用封筒に貼られた「宛名シール」と「封入した健康診断成績表」の突合確認作業が不十分であったため、封入誤りを発見できなかったこと

 

【再発防止策】

健康診断成績表を発送する際には宛名シールと送付リストとの確認について職員２名によるダブルチェックを行っておりますが、今回の事案発生を踏まえ、事務処理方法の見直しを行い、封かん前の最終確認として、封筒に明記した「送付先事業所名」と「送付書類の事業所名」とを職員２名で読み合わせのうえ再確認することとしました。

 

【二次被害】

現時点では個人情報の漏洩等の二次被害は確認されておりません。