【重要】特定個人情報記載書類の誤送付に関するお詫びとご報告

令和６年３月８日

 

このたび、本組合適用第一部から発送した加入事業所あての書類（個人番号を含む）を、本来送付すべきでない別の加入事業所へ誤って送付する事案が発生いたしました。

関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけすることとなりましたことを深くお詫び申しあげます。

詳細については以下のとおりです。

 

１　経緯

【令和６年２月９日（金曜）】

適用第一部から発送したレターパックの配達を受けた事業所から、別の事業所の書類が封入されているとの連絡を受けました。直ちに確認した結果、誤送付したことが判明したため、事業所の保険事務担当者様に厳重な管理を依頼したうえ、組合あて至急返送いただくようお願いし、２月１３日（火曜）に組合あてに返送があり、書類を回収いたしました。

後日、本来送付すべきであった事業所へ文書にて謝罪のうえ今後の対応策についてご報告しました。また、誤送付事案の対象となった組合員様へは、事業所のご担当者様からお詫びの文書をお渡しいただきました。

 

２　発生原因及び再発防止策

レターパック発送作業時においては、事業所の宛先と内容物を職員がダブルチェックのうえ封入を行う体制としておりましたが、その確認が不十分であったため、取り違えが発生しました。

今後は、事務処理の流れを総点検し、このような事態が発生しないよう努めて参ります。

 

３　漏えいした特定個人情報の内容

組合員１名分の第一種組合員加入届関係書類一式（第一種組合員加入届（控）、健康保険被保険者適用除外承認申請書、国民健康保険被保険者証、被保険者証交付整理表、ジェネリック医薬品希望シール）に記載された「被保険者記号・番号、氏名、職種、生年月日、性別、加入年月日、報酬月額、基準報酬等級・月額、個人番号（マイナンバー）、　住所、事業所名、事業所住所、事業所代表者職氏名」

 

４　関係機関への報告

個人情報保護委員会へ報告いたしました。